All humans crave recognition. It’s a universal need. Whether you’re a manager in Atlanta or a mechanic in Baltimore, you want others to notice your efforts. Simply put, getting recognized feels good. We’re all aware that employees benefit from recognition, but we tend to forget that organizations benefit just as much from recognizing their employees. What are some of the benefits to both employees and their companies? Let’s take an inventory:

Employees receive unequivocal feedback on their performance.

Employees understand that their efforts make a difference.

Employees’ pride and self-esteem are reinforced.

Organizations receive greater motivation and effort from recognized employees.

Employees see that their organization values its people and cares about their success.

Employee performance increases as personnel strive to perform in a way that receives recognition.
Employees feel more loyal to their organization. They begin to feel that they are part of the organization, as opposed to simply being employed by it.
Employees are willing to work harder and better in a way that money can’t buy.
Organizations increase their advantages over competitors.

Clearly, recognizing employees makes good business sense, but it can be a complicated issue. With the best of intentions, organizations often implement recognition systems that backfire and create effects exactly opposite to those intended. Embracing the following principles will ensure that recognition achieves the desired results.

Recognition should be:
Public. It must be done in front of the larger organization. This might constitute a department, division, facility or the entire corporation. The type of recognition will obviously influence the context within which it’s presented, but it’s important to do so in front of a group. Recognition’s public nature reinforces its significance for both the recipient and the rest of the organization. A public event also means that the recognition is done in person, not via telephone, e-mail, fax or some other remote means.

Available to everyone. In order for it to have a positive effect on organizational culture, recognition must be available to anyone. Many companies implement recognition policies but limit them to certain employees (e.g., production or hourly personnel). The rationale, apparently, is that recognition is important only to people in certain parts of the organization. This is absurd, of course. Make sure your organization rewards the efforts of all personnel, not just certain segments.

Dignified. It must fuel a feeling of dignity in the person who receives it. This can be achieved by building a ceremony, such as a company meeting or holiday dinner, around the recognition. A degree of seriousness and formality is also helpful. This doesn’t mean everyone must be stiff, humorless and dressed in uncomfortable clothes, but the ceremony should be serious enough so all personnel realize that special contributions are valued.

Symbolic. It must have symbolic value, something that lasts and can remind the recipient of the performance being recognized. Keepsakes such as letters, certificates, plaques, trophies and paperweights are very effective in this regard. They provide motivation long after the recognition ceremony itself has passed. My wife still displays her “East Ridge Hospital Nurse of Excellence” plaque on our bedroom wall, more than 10 years after she received it. I once asked her why she still displays the plaque. “Because it makes me proud,” she responded. “It means I can succeed at anything.” Years later, the symbolic recognition continues to inspire not just motivation but pride as well.

Nonmonetary. Are people motivated by money? Of course they are; that’s why most people work. But exceptional performances are often motivated by something much more complex and mysterious. Offering money as part of your recognition policy cheapens it by attempting to affix a monetary value onto something extraordinary. Not every effort, contribution, idea or suggestion can be quantified. Organizations must recognize this fact and simply provide honest, symbolic recognition. Issues of fairness also arise when money becomes part of the equation. Instead of inspiring a culture of continual improvement, monetary recognition often creates resentment and rancor. Money can be an effective part of the recognition formula only when it’s purely symbolic.

Of course, sustained, outstanding performance should be matched with increased compensation and promotions. If an organization has the resources to increase its star performers’ pay, then it’s wise to do so. But this is different from a day-to-day recognition system. Keep it free of monetary awards and you’ll have far fewer headaches.

Presented by top management. This sends the message that top management is aware of everyone’s contributions and is thankful for outstanding efforts that lead to the organization’s success. Especially in larger organizations, executives are somewhat removed from individual performances. However, when an executive recognizes the individual, it enhances the event’s significance and symbolism--and it also helps to humanize the executive.

Prompted by a variety of actions. Objective, data-oriented criteria usually offer the best means to make decisions, but this isn’t necessarily the case with recognition. Superior performances take many forms; ensure your recognition system can capture the full range of actions and performances that deserve recognition. Don’t restrict its scope by declaring, “Here are the three things that will trigger recognition.” Inevitably, a policy of this sort will prevent you from recognizing someone who really deserves it, simply because his or her performance doesn’t meet the predetermined criteria. Give your system plenty of flexibility and discretion.

Unscheduled. You’ve seen the awards countless times: “Employee of the Month,” “Employee of the Quarter” and so forth. With timeframes of this sort, recognition becomes predictable and routine. There might not even be any particularly outstanding performance during the month, but it’s that time again… heck, just pick someone. Forced decisions like this degrade recognition systems. In reality, organizations might go months without identifying performance worthy of special recognition, only to later run across half a dozen in one week. Recognize personnel when performance, rather than the calendar, dictates it.

Now that we’ve considered how people should be recognized, we must determine who will be recognized. What process can be used? Many organizations form a management committee representing a cross-section of the company. Generally, I oppose decision making by committee, but this is a workable way to do it. A reasonably small committee of managers--no more than 10 people--meets regularly to discuss the special achievements of personnel in their areas and agree on persons deserving recognition.

However, even better than having a management committee decide is to let personnel do it. People who answer phones, package products, troubleshoot equipment and service customers quickly spot which performances are worthy of recognition. An easy way to capture their perspectives is through a card system of some sort. Organizations put catchy titles such as, “We’re writing you up… for being excellent.” on the cards, and provide adequate space for relevant details. The cards are placed throughout the facility or are available electronically. Anybody is authorized to complete one, detailing the person to be recognized and what he or she did that was outstanding. Completed cards are displayed on a wall or bulletin board, and all those who were “written up” receive formal recognition according to the guidelines already mentioned. Using the entire workforce to identify outstanding performances offers a number of advantages. Among other things, it:

Quickly builds an environment that is supportive and team-oriented

Accurately identifies outstanding contributions because those who submit names have first-hand experience with the performances

Results in more evenly distributed recognition, including people who work within the less visible functions

Addresses people’s need to feel involved and have their voices heard

Disproves the notion that management plays favorites when personnel are recognized

Displaying completed cards serves as a constant reminder not only of the personnel who are recognized but also the system’s democratic nature. The message is, “We support one another in our jobs and take the time to provide recognition when it’s deserved.”

Few systems are as powerful as an effective recognition system. Because its effect on organizational culture is significant and immediate, the time and effort spent establishing such a policy for your company will be repaid tenfold.

About the author

Craig Cochran is a project manager with the Center for International Standards & Quality, part of Georgia Tech’s Economic Development Institute. He’s an RAB-certified QMS lead auditor and the author of Customer Satisfaction: Tools, Techniques and Formulas for Success and the soon-to-be-released The Continual Improvement Process: From Strategy to the Bottom Line, both available from Paton Press (www.patonpress.com). CISQ can be reached at (800) 859-0968 or on the Web at www.cisq.gatech.edu. Letters to the editor regarding this article can be sent to letters@qualitydigest.com.

Tutti gli esseri umani desiderano ardentemente un riconoscimento. Sia che voi siate un manager ad Atlanta o un meccanico a Baltimora, voi volete che gli altri notino i vostri sforzi. Semplicemente ricevendo un riconoscimento fa sentire bene. Noi siamo tutti consapevoli che il personale beneficia dal ricevere riconoscimento, ma tendiamo a dimenticare che le organizzazioni stesse beneficiano allo stesso modo dal fatto di dare riconoscimenti al proprio personale. Quali sono alcuni benefici per il personale e le aziende? Facciamo di seguito una disamina:

il personale richiede inequivocabilmente un ritorno sulle sue prestazioni.
Il personale capisce che i suoi sforzi fanno differenza.
L'orgoglio e il senso di autostima del personale è rafforzato.
Le organizzazioni ricevono più grandi motivazioni e sforzi da parte del personale gratificato.
Il personale vede che la propria organizzazione valorizza la sua gente e si occupa dei loro successi.
Il personale si sente più leale verso la sua organizzazione. Comincia a sentire di far parte di una organizzazione, piuttosto che semplicemente essere un suo impiegato.
Il personale vuole lavorare di più e meglio in un modo che il denaro non può comprare.
Le organizzazioni aumentano i propri vantaggi verso i concorrenti.

Chiaramente, gratificare gli impiegati dà senso a fare bene il business, ma ciò può essere un argomento complicato.
Con le migliori intenzioni, le organizzazioni spesso implementano sistemi di gratificazione che provocano ritorni di fiamma e creano effetti esattamente opposti a quelli attesi. Seguendo i seguenti principi ci si assicurerà che la gratificazione raggiunge i risultati desiderati.

Il riconoscimento dovrebbe essere:
Pubblico. Deve essere fatto di fronte all'intera organizzazione. Questa potrebbe essere un reparto, una divisione, un impianto o l'intera azienda. Il tipo di riconoscimento influenzerà ovviamente il contesto entro al quale esso è presentato, ma è importante farlo di fronte a un gruppo. La natura pubblica del riconoscimento rafforza la suo significatività per chi lo riceve e per il resto dell'organizzazione. Un evento pubblico significa anche che il riconoscimento è fatto di persona, non attraverso il telefono, e-mail, fax o altri mezzi remoti.

Accessibile per tutti. Per conseguire lo scopo di avere un positivo effetto sulla cultura organizzativa, il riconoscimento deve essere accessibile a tutti. Molte aziende implementano politiche di riconoscimento ma le limitano a certi impiegati (per esempio personale della produzione o personale giornaliero). La ragione, apparentemente, è che il riconoscimento è importante soltanto per le persone di certe parti dell'organizzazione. Ciò è assurdo, naturalmente. Siate sicuri che la vostra organizzazione ricompensi gli sforzi di tutto il personale, non soltanto di certi segmenti.

Dignitoso. Esso deve accendere un sentimento di dignità nella persona che lo riceve. Ciò può essere raggiunto attraverso la celebrazione di una cerimonia, come una riunione aziendale o una cena di festa, attorno al riconoscimento. Un grado di serietà e di formalità sarà anche esso di aiuto. Ciò non significa che tutti devono essere rigidi, senza allegria e vestiti in abiti poco confortevoli, ma la cerimonia dovrebbe essere abbastanza seria cosicché tutto il personale comprendere che i contributi i speciali hanno valore.

Simbolico. Esso deve aver un valore simbolico, qualcosa che dura e che ricorderà il ricevente della prestazione che viene gratificata. E ricordi come lettere, certificati, placche, trofei e pergamene sono molto efficaci a questo riguardo. Essi danno motivazione ancora a lungo dopo che è passata la cerimonia di gratificazione. Mia moglie ancora mostra la placca del suo "Premio di eccellenza dell'ospedale" sulla parete della nostra camera da letto, più di dieci anni dopo averlo ricevuto. Una volta chiesi a mia moglie perché continua a tenere la placca. "Perché mi rende orgogliosa" rispose. "Significa che ho avuto successo in qualche cosa". Anni dopo, il riconoscimento simbolico continua a ispirare non solo motivazione ma anche orgoglio.

Non monetario. Le persone sono motivate dal denaro? Ovviamente lo sono . E per questo che la maggior parte delle persone lavorano. Ma le prestazioni eccezionali sono spesso motivate da qualcosa di più complesso e misterioso. Offrire denaro come parte della politica di gratificazione la deprezza cercando di dare un valore monetario a qualcosa di straordinario. Non ogni sforzo, contributo, idea o suggerimento può essere quantificato. Le organizzazioni devono riconoscere questo fatto e semplicemente fornire un onesto, simbolico riconoscimento. Elementi di equità vengono anche a galla quando il denaro diviene parte dell'equazione. Invece di ispirare una cultura del miglioramento continuo, il riconoscimento monetario spesso crea risentimento e rancore. Il denaro può essere una parte efficace nella formula del riconoscimento soltanto quando esso è puramente simbolico.

Naturalmente, prestazioni sostenute, fuori dalla norma, dovrebbero coincidere con aumenti di stipendio e promozioni. Se un'organizzazione ha le risorse per aumentare gli stipendi delle sue prestazioni super, è giusto fare ciò. Ma ciò è differente da un sistema di riconoscimento giorno per giorno. Tenersi fuori da premi monetari vi terrà lontano da alcuni mal di testa.

Presentato dall'alta direzione. Ciò manda il messaggio che l'alta direzione è consapevole del contributo di ognuno ed è grazie agli sforzi fuori dal comune che si porta al successo l'organizzazione. Specialmente nelle organizzazioni più grandi, gli alti dirigenti sono talvolta lontani dalle prestazioni individuali. Tuttavia, quando un alto dirigente riconoscere l'individuo, ciò rafforza il significato dell'evento ed il simbolismo, e aiuta anche a umanizzare l'alto dirigente.

Stimolato da una varietà di azioni. Criteri oggettivi, basati su dati, spesso offrono il miglior mezzo per prendere decisioni, ma ciò non è necessariamente il caso con il riconoscimento. Prestazioni superiori hanno molte forme; assicuratevi che il vostro sistema di gratificazione possa prendere il campo completo di azioni e di prestazioni che meritano un riconoscimento. Non restringete il suo scopo dichiarando "ecco qui le tre cose che porteranno a un riconoscimento". Inevitabilmente, una politica di questo tipo vi impedirà di gratificare qualcuno che realmente lo merita, semplicemente perché la sua prestazione non soddisfa i criteri predeterminati. Fate sì che il vostro sistema sia pieno di flessibilità e discrezione.

Fuori programma. Avete visto centinaia di volte i premi: "impiegato del mese", "impiegato del trimestre" e così via. Con periodi di questo tipo, il riconoscimento diviene prevedibile ed una routine. Potrebbe anche non esserci stata nessuna particolare prestazione fuori dalla norma durante il mese, ma siamo di nuovo a questo punto......... diamine, prendiamo pure qualcuno. Decisioni forzate come questa degradano i sistema di riconoscimento. In realtà, le organizzazioni potrebbero andare avanti mesi senza identificare prestazioni che meritano un riconoscimento speciale, e soltanto più tardi avere una dozzina di riconoscimento in una settimana. Gratificate il personale quando la prestazione, piuttosto che il calendario, lo detta.

Ora che abbiamo considerato come le persone dovrebbero essere gratificate, dobbiamo stabilire chi sarà gratificato. Quale processo può essere usato? Molte organizzazioni formano un comitato di direttori che rappresentano le funzioni dell'azienda. Generalmente, io mi oppongo a decisioni prese da un comitato, ma questo è un caso in cui questo sistema funziona. Un ragionevolmente piccolo comitato di dirigenti, non più di 10, che si riunisce regolarmente per discutere i risultati speciali del personale nelle proprie aree e che si accorda sulle persone che meritano riconoscimento.

Tuttavia, ancora meglio che avere un comitato di dirigenti che decide, è lasciare che lo faccia il personale stesso. Le persone che rispondono al telefono, imballano prodotti, riparano apparecchiature e servono i clienti, rapidamente vedono quali prestazioni sono meritevoli di riconoscimento. un facile modo per catturare le loro prospettive è mediante un sistema di tabelloni. Le organizzazioni mettono titoli attraenti come "ti stiamo iscrivendo .........per essere un eccellente" su cui tabelloni, e danno un adeguato spazio ai pertinenti dettagli. Il tabelloni sono sistemati in tutto lo stabilimento o sono disponibili elettronicamente. Tutti sono autorizzati a completarne uno, mettendo i dettagli della persona che deve essere gratificata e ciò che essa ha fatto al di fuori del normale. Il tabelloni completi sono mostrati su una parete o sulla bacheca aziendale, e tutti coloro che vi sono iscritti ricevono un formale riconoscimento in accordo con la linea guida menzionata prima. Usare l'intera forza lavoro per identificare le prestazioni fuori dalla norma offre numerosi di vantaggi. Tra le altre cose esso:
rapidamente edifica un ambiente supportivo e orientato al lavoro di gruppo

Identifica accuratamente i contributi fuori norma e coloro che segnano i nomi hanno esperienze di prima mano con le prestazioni rispondono alla necessità della gente di sentirsi coinvolta ed ascoltata smentisce la credenza che i dirigenti partono favoriti quando si parla di gratificare il personale

Mostrare tabelloni completati serve come un costante ricordo non soltanto del personale che è stato gratificato ma anche della natura democratica del sistema. Il messaggio è "ci aiutiamo l'uno con l'altro nel lavoro e c'è il momento di dare un riconoscimento quando esso è meritato"

Pochi sistemi sono così potenti come un sistema efficace di riconoscimento. Poiché il suo effetto sulla cultura organizzativa è significativo e immediato, il tempo e lo sforzo passato dalla vostra azienda a stabilire una politica di questo tipo sarà ripagato dieci volte.